Was macht eine gelungene Veranstaltung aus?

„Nichts ist so mächtig wie eine Idee, deren Zeit gekommen ist.“ – Victor Hugo

Am Anfang jeder Veranstaltung steht eine Idee. Diese Idee zu treiben, zu entwickeln, aus ihr eine Messe, einen Kongress, ein Event werden zu lassen, die am Ende alle Beteiligten und Teilnehmer rundum zufrieden sein lässt – das ist die Herausforderung.

Neben der passenden Location, die genügend Platz bieten muss, sind es ebenso der persönliche Service und die professionelle Planung, die ein Event zu einem ganz besonderen werden lassen. Der Fokus sollte dabei vor allem auf dem liegen, was das Kernstück einer jeden Veranstaltung ist: der Austausch. Das zeigt beispielsweise die feine Fachkongressmesse OFF-GRID Expo + Conference: jedes Jahr zeigen sich die Teilnehmer:innen vor allem von den Möglichkeiten des Austauschs, die sich hier bieten, durchweg begeistert. Nicht nur eine Plattform zu bieten für ein bestimmtes Thema, sondern für die Menschen, die sich damit beschäftigen, für deren Beziehungen und Netzwerke untereinander, sollte das Ziel jeder Veranstaltung sein – damit Raum entsteht, um neue Projekte zu entwickeln, Ideen zu ersinnen und Innovationen zu schaffen.

Nichts ist dabei so bedeutsam wie das passende Veranstaltungskonzept: je spezifischer ein Thema, desto wichtiger ist es, dass der Rahmen dazu passt. Vieles spielt hier mit hinein: zuvorderst natürlich die Vision der Veranstaltung – aber auch technische Gegebenheiten, Größe, und nicht zuletzt die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe, an die sich die Veranstaltung richtet. Dafür ist es nötig, sich intensiv und rundum abzustimmen, und dabei auch ungewöhnliche Wege zu gehen – verschiedene Ansätze zu kombinieren und neue Ideen zu entwickeln inklusive. Die erforderlichen Maßnahmen für die Veranstaltung sollten gemeinsam geplant und passgenau entwickelt werden.

Ein guter Partner ist Gold wert

Wichtig ist dabei ein Partner, der eben diese ungewöhnlichen Wege nicht nur mitgeht, sondern mitdenkt und vorantreibt – und der darüber hinaus den Servicegedanken voranstellt. Eine auf den Veranstalter abgestimmte, persönliche und individuelle Beratung ist ebenso wichtig wie professionelle Umsetzungshilfen, und nicht zuletzt das Vorhandensein eines großen Netzwerks aus Service- und Kooperationspartnern, die leistungsstark und im Idealfall in der Region verwurzelt sind. Diese regionale Verbundenheit ist in vielen Aspekten der Organisation wichtig. Auch bei internationalen Veranstaltungen gilt: oft können diese nur dann hervorragend durchgeführt werden, wenn die Servicepartner die Gegend und die richtigen Ansprechpartner kennen wie die oft zitierte Westentasche – und die Region dahinter steht. Hier einen Partner an der Seite zu haben, der Full Service und damit alles aus einer Hand bietet, der sich um jeden Bereich kümmern und so alles übernehmen kann, was der Veranstalter delegieren möchte, und dabei auch die extravagantesten Wünsche erfüllt, ist Gold wert.

Gerade junge Veranstaltungen, die gerade erst im Entstehen begriffen sind, sozusagen kleine Pflänzchen, suchen oft erst lange nach einem Platz, an dem sie wachsen können, wo sie nicht im Schatten der Großen stehen. Auch hier ist es wichtig, den idealen Partner dafür zu finden, der Erfahrung darin hat, Setzlinge großzuziehen und sie weiterzuentwickeln. Gerade kleine und fachspezifische Veranstaltungen benötigen eine infrastrukturell wie finanziell attraktive Umgebung, um sich zu etablieren und zu wachsen. So wie die interlift: 1991 begann sie als ein eben solches kleines Pflänzchen in Augsburg – Anfang 2000 belegte sie schon rund die Hälfte des Geländes, etwas mehr als 10 Jahre später hatte sie ihre Größe verdoppelt. In ihrer Zeit in Augsburg wuchs die interlift zur internationalen Leitmesse für Aufzugstechnik heran und wird bis heute mit großem Erfolg hier durchgeführt.

Offenheit für frische Ideen

Um eine Idee zur Reife zu bringen und eine Veranstaltung zu einem solchen Erfolg, ist auch Flexibilität unabdingbar. Nicht nur die letzten zwei Jahre haben mit ihren Einschränkungen gezeigt, wie wichtig es ist, anpassungsfähig zu sein und spontan reagieren zu können. Das betrifft nicht nur Planung selbst, sondern auch Dienstleister und Gelände. Je flexibler der Partner ist und die Möglichkeiten, die er bietet – infrastrukturell ebenso wie planerisch und in der Umsetzung –, desto besser. Dafür ist ein dynamisches Team, das individuell plant, modern denkt und offen für frische Ideen und innovative Formate ist, Grundvoraussetzung.

Natürlich ist auch der Ort für Veranstaltungen von großer Bedeutung. Zentral muss er sein, sollte aber gleichzeitig auch noch weitere Anforderungen erfüllen. Im Idealfall punktet ein Standort mit gleich mehreren Faktoren: unmittelbare Anbindung zu einer hervorragenden infrastrukturellen Anbindung, zu Autobahnen, ICE-Trassen und einem internationalen Flughafen, Heimat zentraler Akteure verschiedener technologischer Branchen und Wirtschaftszweige, direkte Nähe zu einer Millionenstadt und zugleich familiäre Atmosphäre.

Auf diese Weise die individuell richtige Lösung zu finden für eine Eventidee und diese mit einem hervorragenden Partner an der Seite umsetzen zu können: das ist das Erfolgsrezept für eine gelungene Veranstaltung.